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| 20070331-1 |
| 文書ファイル管理 |
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文書管理は永遠の課題、毎日の課題。これは体系を作るのが実に問 １）年度の概念を入れるのは、○。 ２）年度の拘束されない、常時使用と永久保存は、当初作ってみたが、結局其れも定期的に棚卸しをするので、年度をはめてよいとしたのが、近頃の結論。 ３）常時はどうせ管理用ということで、特別枠のカテゴリーを設定する。 ４）永久保存はメモリアルのため、特別カテゴリーを設定するが、全く個人的なメモリアルと共有するメモリアルで区分は行なう。 ５）管理の基本は、年度のフイルターは別に、情報のオーナーで分類する。オーナーは組織名、役割名、個人名などから適当なものを選ぶ。組織階層が明確なら其れに沿うことでも良い。 ６）責任者を明確にする観点での分類だから、主体は発行文書。受領文書は、同様の考え方で、年度別・発行部門別・担当別に並べればよい。多くの組織の場合は、こうすることで重複管理も防げる。 フォルダーの階層は２階層（予備的に最大３階層）までにする。これは、物理イメージと合わせる為。自分の棚が決まったら、其処には、ＢＯＸ（階層１）、フォルダー（階層２）、クリアフォルダー（階層３）までが物理的管理の限界。 電子ファイルは任意の階層を持てると考えないで、物理的イメージに合わせる。 更に、電子ファイルでの工夫は、ＢＯＸ名、フォルダー名、サブフォルダー名に上位階層の名称を取り込むこと。上が変わったら、一斉に変更するので、上の階層名としても、１層が基本。せいぜい２層まで。こうすると電子フォルダー内での並びも落ち着きやすい。 グーグルのフィルターのような機能が実現すれば、これは一種のキーワード検索の利用。予め特定されたキーワード＝ラベルでの分類。ラベルは無限？。 さて、進め方は、棚、ＢＯＸ，フォルダーをどのように作るか。これは組織の業 務の棚卸しに相当する。というより、業務プロセスに応じた役割構成は既に終わっているはずだから、最初は組織編制の構造を写し込むことになる。組織図のボックス（＝役割名で責任者も決まっているはず）の数だけ、ファイルボックスあるいはファイルフォルダーを置けばよい。 それぞれの役割責任者はファイルスペースを割り当てられるから、其の中に自分が管理する（発行責任となる、受領責任となる、保管責任となる）ものを仕分けして並べる。自ら管理するもの。上位者にはアクセスさせても、下位者にはアクセスさせないものなど。受領箱と提出箱はあってもよい。 具体的なフォルダー構成は、その個人の業務プロセスを反映して、作成する。 まあ、感覚的には、一人で直接するボックスは１０個以内、各ボックスの中のフォルダーは１０個以内、同様にサブフォルダーも１０個以内が目処。これは人間が目視で管理できる範囲であり、２０個になったら駄目ということではない。 組織の場合、共通の管理項目を設定することは悪くはない。それは定期的な業務報告書、レビュー書、特定目的の報告書。 組織において、役割（業務プロセス）名が変わることはあるか。マネジャーの思い付き、気分転換で変える事はあるが、本来はミッションが変わらなければそうそう変更するものではない。ファイリングの普遍性を維持する前提として、ころころ変わっては困る。その意味では、ボックスとかフォルダーは引継ぎ書に見立てて設定すれば良いだろう。 「組織編制がどうなろうが、やることは変わらない」という人がいる。担当レベルの実務は、ボックス/フォルダーを何処から何処に移そうが、継続することを言っているかな。誰も受け取らない業務は、そもそも意味の無い仕事だから、大きなゴミ箱を作って其処に入れておけばよい。年度の仕分けで、３年後には自動廃棄になる。 * 本当の問題は、共有エリアに情報をおくかどうか。それを各人に習慣つければ不透明性の問題は消える。 出来れば、全文検索エンジンを載せておけば鬼に金棒？ですね。 * このやり方が凄いのは、全社で明日からでも始められるということです。 「組織のボックス名のフォルダー」。その下には、其のボックスの「責任者（個人）名のフォルダー」（普通は１個）と其の組織を構成する「役割組織のボックス名のフォルダー」（普通は複数個）が入る。 「役割組織のボックス名のフォルダー」の下には、其のボックスの「責任者（個人）名のフォルダー」（普通は１個）と其の組織を構成する下位の「役割組織のボックス名のフォルダー」（普通は複数個）が入る。これを組織の末端の個人にまで展開する。 結局、全員が自分のボックスを持つ。ツリー表示機能が提供されれば、社長から一番距離が遠い人が誰かも分かる。 最後は個々人の業務管理に落ちる。 例えば、＜個人管理の共通項目＞としては、・報告書（ＩＮ/ＯＵＴ）。提案書（ＩＮ/ＯＵＴ）。・会議メモ。・スケジュール管理/タスク管理（スケジュール管理と一体でも良い）/勤怠管理。・健康管理。・名刺管理/コンタクトリスト。 これらは、役割・ポジションに寄らずほぼ共通になる。 また、役割によって全く内容が異なるものは、＜業務テーマ別の管理項目＞となる。管理項目は業務プロセスに対応させたほうが分かりやすい。其の場合も、何をテンプレートするかは、基本ミッションに照らして、業務領域に応じて選択した方が実際的だろう。 ＩＴサービス部門ならＣＯＢＩＴのＩＴ34プロセス、経営ならＭＢ賞のカテゴ リー、開発部門ならＩＳＯ9001、など比較的業界標準に近いプロセス管理の枠組みを利用するのが良い。 標準を利用するメリットは、他との認識の共有、あるいは引継ぎなどのスムーズさなどか。 ただ、末端の感覚で考えると、それぞれ専門的な個別プロセスに収まってしまうため、商品名、サービス名、技術名、機能名など固有の分類で十分だろう。 要は自分領域を含めて全体を俯瞰し、適宜軌道修正できるダイナミズムが維持できること。組織固有の特性を織り込んだ、適正なバランスが実現するはずだ。 ※全文検索（デスクトップサーチの強化版）、ファイル構造のツリー展開ツールが是非欲しいね。 / |
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:Last updated at 2007/04/07 16:58:11 |
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